Har du oversikten over reglene for reiseregninger? Vi har et ganske så komplisert regelverk når det kommer til dekning av utgifter for ansatte. Kravene skattemyndighetene setter til dokumentasjon og legitimasjon er ikke alltid lette å etterleve. Samtidig er konsekvensene av å gjøre feil store, med både etterligning og straffeskatt som resultat.
Reise- og oppholdsutgifter kan dekkes på forskjellige måter:
- Etter satser
- Refusjon av utgifter
- Arbeidsgiver betaler utgiftene direkte
Det er ikke uvanlig at man kombinerer disse. I normale tilfeller er det også slik det må være. Noen utgifter kan man ikke få godtgjørelse for etter satser, men må dekkes etter bilag. For eksempel gjelder dette utgifter til drosje samt hotell i utlandet. Men, det er heller ikke noe i veien for at man dekker mat etter satser, og at overnatting og reise refunderes etter bilag. I tillegg til at arbeidsgiver for eksempel dekker flyutgiftene direkte på faktura fra reiseselskapet/flyselskapet.
Disse tre variantene gir ulike utfordringer med hensyn til legitimering og dokumentasjon. Nedenfor gir vi en liten oversikt over hvilke krav som gjelder.
Dekning etter satser
Velges denne måten å dekke utgifter på, stilles det krav til at arbeidstaker skriver en skikkelig reiseregning. Kravene til reiseregning bærer preg av å være formalkrav som må være oppfylt på tidspunktet for utbetaling av godtgjørelsen.
Her må altså arbeidstaker lage et bilag som arbeidsgiver skal ha som grunnlag for utbetaling og bokføring.
Hva må være med på reiseregningen?
Kravene varierer avhengig av hvilken type godtgjørelse som kreves. Men, det er noen generelle opplysninger som skal være med på alle reiseregninger hvor det kreves godtgjørelser:
- Navn og adresse på den ansatte
- Dato for både avreise og hjemkomst for hver tjenestereise
- Formålet med reisen
- Hvilket eller hvilke arrangement arbeidstaker har deltatt på
- Underskrift
I tillegg er det noen spesifikke opplysninger som må være med avhengig av type utgift det kreves godtgjørelse for
Diett for reiser med overnatting
Her må følgende opplysninger oppgis på reiseregningen ut over de generelle opplysningene:
- Klokkeslett for avreise og hjemkomst for hver reise
- Navn og adresse på overnattingsstedet
- ved flere overnattingssteder skal datoene og navn og adresse for hvert overnattingssted fremkomme
- ved overnatting på en hybel/brakke uten kokemuligheter eller privat er det ikke noe krav til å føre opp navnet på overnattingsstedet
- Type losji fordelt på hotell, pensjonat eller annet nærmere angitt losji
Diett for reiser uten overnatting
Her må følgende opplysninger oppgis på reiseregningen ut over de generelle opplysningene:
- Klokkeslett for avreise og hjemkomst for hver reise
Bilgodtgjørelse
Her må følgende opplysninger oppgis på reiseregningen ut over de generelle opplysningene:
- Fremstilling av reiseruten med angivelse av utgangspunkt og endepunkt på reisen
- Spesifisere lokal kjøring på oppdragsstedet Å
- Angi årsaken til eventuelle omkjøringer
- Navn på passasjer det kreves passasjertillegg for
- Totalt utkjørt distanse beregnet på grunnlag av bilens kilometerteller (evt. trip-teller) ved begynnelsen og slutten av hver yrkesreise
Ulegitimert nattillegg i Norge
Her må følgende opplysninger oppgis på reiseregningen ut over de generelle opplysningene:
- Klokkeslett for avreise og hjemkomst for hver reise
- Type losji fordelt på hotell, pensjonat eller annet nærmere angitt losji
Vær klar over at det ikke er anledning til å gi ulegitimert nattillegg på tjenestereiser i utlandet.
Krav til å følge angitte satser
I tillegg til at reiseregningen må være korrekt utfylt er det også et krav til at godtgjørelsen ikke overstiger nærmere angitte satser.
For diett for reiser uten overnatting, ulegitimert nattillegg i Norge samt for bilgodtgjørelse er det krav at godtgjørelsen ikke overstiger satsene i statens særavtaler. Statens satser finner du her.
På reiser med overnatting vil satsene avhenge av hvordan arbeidstaker overnatter på tjenestereisen. Disse satsene og overnattingsstedene finner du her.
Refusjon av faktiske utlegg etter bilag – reise på regning
Ved refusjon må arbeidstaker levere originalbilaget til arbeidsgiver som grunnlag for utbetaling. Det er ikke noe krav til at det skrives en reiseregning. Men, mange arbeidsgivere ønsker likevel at det skrives en reiseregning hvor bilagene heftes ved. Dette er både ryddig ift internkontroll i virksomheten samt at det er praktisk på reiser hvor det foreligger både refusjon og godtgjørelser, slik at alle utgifter vedrørende samme reise fremgår ett sted.
Det stilles også krav til ytterligere opplysninger enn de som fremgår av bilaget. Når det refunderes reise- og oppholdsutgifter skal følgende opplysninger angis:
- Navn på arbeidstaker
- Dersom utgiften gjelder andre skal navnene på disse også angis
- Formål
- Hvilket eller hvilke arrangement arbeidstaker har deltatt på
Refusjon av utgifter hvor det ikke foreligger bilag
For enkelte utgiftstyper er det åpnet for å få refundert utgifter uten at bilaget leveres til arbeidsgiver. Det er imidlertid et krav at utgiftene spesifiseres på reiseregningen. Utgiftene må spesifiseres enkeltvis, i det refusjonen av disse utgiftene skal fremstå som om bilag var levert.
Dette gjelder følgende utgifter:
- Reiser med offentlig kommunikasjon
- Nødvendige småutgifter på tjenestereisen
For refusjon av flybilletter eller togbilletter ut over ordinær pris må det leveres bilag.
Nødvendige småutgifter kan for eksempel være bompassering, avgifter for kjøring over broer og tuneller, og lignende
Arbeidsgiver dekker utgiftene direkte
I slike tilfeller er det bokføringsreglene som avgjør. Det betyr at arbeidstaker må sørge for å levere originalbilaget til arbeidsgiver slik at dette kan bokføres, f eks når det er betalt med arbeidsgivers kredittkort på reiser. Har arbeidsgiver mottatt faktura direkte er det arbeidsgivers ansvar å håndtere dette korrekt etter bokføringsregelverket.
Det stilles imidlertid her også krav til at enkelte opplysninger skal komme frem på bilaget, jf bokføringsforskriften:
- Hvem utgiftene omfatter
- Hva formålet med reisen har vært
- Hvilke arrangement den reisende har deltatt på
Delta på kurs hvor vi går gjennom reglene
Ønsker du en mer grundig gjennomgang av disse reglene har vi tre kurs som er aktuelle.
På kurset Mix & Match 2012, er "Reiseutgifter spesielle forhold" ett av flere tema man kan velge å lære mer om.
Intensivkurs - Reiseoppgjør
På dette kurset går vi gjennom de viktigste reglene for dekning av reise- og oppholdsutgifter. Både særavtaler, trekkregler, innberetning og arbeidsgiveravgift gjennomgås.
Kravene til reiseregning gjennomgås nøye.
Vi ser også på reiser til utlandet og de utfordringene det medfører.